Het werk gaat verder na de match.

Voor JA Werkt bouwden we een ATS: een systeem voor kandidaten, vacatures en het proces naar een plaatsing. De werkstroom loopt daarna door naar urenregistratie en de dagelijkse begeleiding. Ook huisvesting en transport hebben daarin een plek.

Dat maakt deze case breder dan recruitmentsoftware die ophoudt bij een match. Het werk van een uitzendorganisatie gaat verder wanneer iemand aan de slag gaat. De informatie uit het kandidaattraject moet dan bruikbaar blijven voor de mensen die de plaatsing en operatie begeleiden.

Een kandidaat, vacature en opdrachtgever zijn geen losse adressenboekitems. Ze komen bij elkaar wanneer iemand wordt voorgesteld en geplaatst. Vanuit die plaatsing volgen afspraken, uren en het verdere werk rond de medewerker.

De belangrijkste ontwerpkeuze was daarom om de route van kandidaat naar plaatsing als één samenhangende werkstroom te behandelen. Niet ieder onderdeel hoeft hetzelfde scherm te delen. Wel moet duidelijk zijn op welke kandidaat of plaatsing de informatie betrekking heeft.

1. Kandidaat. Het dossier vormt de basis voor het verdere traject.
2. Vacature en matching. Een kandidaat en een mogelijke werkplek worden bij elkaar gebracht.
3. Voorstel en plaatsing. Het traject gaat verder van een mogelijke match naar een concrete inzet.
4. Uren en begeleiding. De dagelijkse operatie bouwt voort op de plaatsing in plaats van opnieuw bij een los dossier te beginnen.

Een van de lessen uit het traject is dat minder dubbele invoer begint bij heldere afspraken over gegevens. Waar wordt een wijziging gedaan? Wie heeft de informatie nodig? En wie mag de volgende stap in het dossier zetten?

Een naam of afspraak op meerdere plekken tonen is iets anders dan die op meerdere plekken los beheren. Het ontwerp koppelt de onderdelen van het proces aan elkaar, terwijl de informatie die iemand nodig heeft afhangt van zijn werk. Dat uitgangspunt is uitgewerkt in het praktijkverhaal over de operationele kern van het ATS.

Matching helpt om kandidaten en vacatures bij elkaar te brengen. Daarmee is het besluit over een plaatsing nog niet genomen. Beschikbaarheid, afspraken en context vragen om beoordeling door de mensen die het werk kennen.

Die scheiding is belangrijk wanneer je recruitment en operatie dichter bij elkaar brengt: het systeem ondersteunt de route, maar een medewerker moet de afweging kunnen maken. Het is ook het uitgangspunt bij workflow-automatisering met menselijke beslismomenten.

Het concrete werk bestaat uit een ATS met kandidaten, vacatures en plaatsingen, verbonden met uren en operationele begeleiding. De foto bij deze case toont een presentatie van het systeem bij JA Werkt.

De relevantie zit in de opbouw van het systeem: een plaatsing is geen eindpunt van recruitment, maar een beginpunt voor de operatie. De werkzaamheden voor recruitment en begeleiding zijn verschillend, maar hebben betrekking op dezelfde medewerker en plaatsing.

Als informatie na een plaatsing opnieuw moet worden overgetypt, is dat een goed proces om tijdens de intake te laten zien. We bekijken wie ermee werkt, waar de overdracht plaatsvindt en welke bestaande software zijn taak goed vervult.

Lees meer over maatwerk systemen voor de dagelijkse operatie en onze werkwijze van intake tot overdracht. Of plan een intake over jullie recruitment- en werkproces.