Laatst bijgewerkt: 7 september 2026. Hier lees je welke gegevens SiteJob gebruikt wanneer je onze website bezoekt, een aanvraag instuurt of met ons samenwerkt.
Wie verantwoordelijk is
KGT van de Meulengraaf, handelend onder de naam SiteJob, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en voor onze eigen zakelijke contacten. Je bereikt ons via info@sitejob.nl of +31 40 304 1539. Ons adres is Frederiklaan 10E, 5616 NH Eindhoven, Nederland. SiteJob staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78071399.
Deze verklaring gaat over bezoekers, aanvragen en zakelijke contactpersonen. Verwerkt SiteJob gegevens in opdracht van een klant, bijvoorbeeld in diens CRM of medewerkersportaal, dan gelden daarnaast de afspraken met die klant. Voor die verwerking bepaalt de klant de doelen. Vragen daarover kun je in eerste instantie aan die organisatie stellen.
Welke gegevens we ontvangen
Bij een intake vragen we om je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en een omschrijving van je vraag of werkproces. Een telefoonnummer en de software die je gebruikt zijn optioneel. We bewaren ook het moment van insturen, een aanvraagreferentie en de versie van de privacy-informatie die bij de aanvraag hoort.
Vul alleen in wat nodig is om je vraag te bespreken. Stuur via het formulier geen wachtwoorden, toegangssleutels, identiteitsbewijzen, medische gegevens of complete klant- en personeelsbestanden. Kun je een proces met een algemeen voorbeeld uitleggen, dan heeft dat de voorkeur.
Als je ons mailt of belt, verwerken we de contactgegevens en informatie die je daarbij verstrekt. Bij een zakelijke opdracht kunnen daar offerte-, contract-, factuur- en projectgegevens bij komen. Bezoek je alleen de website, dan verwerkt de server technische gegevens om de pagina op te leveren en misbruik te onderzoeken. De website houdt geen algemeen toegangslog van paginaweergaven bij. Technische fout- en beveiligingsmeldingen kunnen wel een IP-adres, tijdstip, opgevraagd pad of browserinformatie bevatten.
Waarvoor we gegevens gebruiken
- Je vraag beantwoorden en een opdracht voorbereiden. Wanneer jij zelf als mogelijke opdrachtgever contact opneemt, kan dit nodig zijn voor de stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst. Ben je contactpersoon van een organisatie, dan verwerken we je zakelijke contactgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang om met die organisatie te communiceren en haar aanvraag af te handelen.
- Een overeenkomst uitvoeren. We gebruiken noodzakelijke gegevens voor planning, uitvoering, ondersteuning en administratie. Voor zakelijke contactpersonen is het belang een werkbare samenwerking met de opdrachtgever; voor gegevens die nodig zijn voor een overeenkomst met jouzelf is de overeenkomst de grondslag.
- De website en aanvragen beveiligen. We controleren bijvoorbeeld of een formulier vanaf onze site wordt verstuurd, beperken herhaalde pogingen en voorkomen dubbele verwerking. Ons belang is een betrouwbare dienst en bescherming tegen misbruik. We beperken deze verwerking tot wat daarvoor nodig is.
- Wettelijke verplichtingen en rechtsvorderingen. Sommige administratie moet wettelijk worden bewaard. Bij een concreet geschil kan beperkte informatie nodig blijven voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
Een intake is geen inschrijving voor een nieuwsbrief en geen toestemming voor reclame. We gebruiken het intakeformulier niet om automatisch marketingberichten naar je te sturen. Verwerking die afzonderlijke toestemming vereist, starten we alleen nadat die toestemming op de juiste manier is gevraagd. Je kunt een gegeven toestemming later weer intrekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking ervoor.
Hoe een aanvraag in SiteJob OS terechtkomt
Een aanvraag wordt eerst privé opgeslagen bij onze website. Daarna draagt een beveiligde serverkoppeling de aanvraag over aan SiteJob OS, ons eigen systeem voor klantcontact en opvolging. De website bewaart tijdelijk ook de verzendinhoud en verwerkingsstatus, zodat een onderbroken overdracht met dezelfde aanvraagreferentie opnieuw kan worden geprobeerd.
In SiteJob OS kunnen bevoegde medewerkers je aanvraag bekijken en opvolgen. Informatie kan ook voorkomen in de interne wijzigingshistorie, beheerdersmeldingen en back-ups. Verwijdering op de website alleen verwijdert daarom niet automatisch alle kopieën in SiteJob OS. Bij een privacyverzoek nemen we de betrokken systemen samen in behandeling.
Na bevestigde opslag in SiteJob OS krijgt info@sitejob.nl een notificatiemail. Daarin staan de bedrijfsnaam, het leadnummer, de aanvraagreferentie en een link waarvoor inloggen nodig is. De beschrijving van je werkproces en je overige contactgegevens worden niet in deze automatische notificatie gekopieerd. Bij een tijdelijke mailstoring wordt de verzending opnieuw geprobeerd.
De ontvangstmelding op de website betekent dat je aanvraag daar is opgeslagen. Zij bewijst niet dat een medewerker de aanvraag al heeft gelezen. Het formulier neemt geen uitsluitend geautomatiseerd besluit over jou met juridische of vergelijkbare wezenlijke gevolgen. De gebouwde intakekoppeling stuurt je formulierinhoud niet naar een generatief AI-model.
Met wie gegevens worden gedeeld
Gegevens zijn toegankelijk voor bevoegde mensen bij SiteJob die ze voor hun werk nodig hebben. Daarnaast kunnen leveranciers voor hosting, back-ups, e-mail en technisch beheer gegevens verwerken voor de uitvoering van hun dienst. Een wettelijk verplicht verzoek van een bevoegde instantie kan eveneens aanleiding zijn om gegevens te verstrekken.
SiteJob OS is onze eigen werkomgeving; het is geen openbare klantenlijst. We verkopen intakegegevens niet. De website en SiteJob OS worden gehost bij Hetzner in Finland. Versleutelde offsite-back-ups worden bij Hetzner in Duitsland bewaard. Cloudflare verzorgt de DNS van onze domeinnaam; het aanvraagformulier wordt rechtstreeks door onze webserver verwerkt. Voor zakelijke e-mail en de notificatie gebruiken we Google Workspace.
Bij internationale leveranciers, waaronder Google, kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Google beschrijft zijn doorgiftemechanismen, waaronder toepasselijke adequaatheidsbesluiten en standaardcontractbepalingen, in zijn informatie over internationale gegevensdoorgifte. Via ons contactadres kun je informatie opvragen over de waarborgen die op jouw verwerking van toepassing zijn. Deze verklaring is geen belofte dat alle e-mailverwerking uitsluitend in de EU plaatsvindt.
Op de website staan links naar onder meer Instagram en LinkedIn. De website laadt de socialvideo’s niet automatisch in een externe speler. Klik je een link aan, dan bezoek je een andere dienst en geldt daar diens privacy-informatie. Het opnemen van een sociallink geeft die dienst geen toegang tot je intakeformulier.
Hoe we bepalen hoelang gegevens nodig zijn
Er is niet één bewaartermijn voor alle gegevens. We hanteren de volgende criteria:
- Een aanvraag zonder vervolgopdracht: bewaren zolang de vraag, een gevraagde offerte of een concrete afgesproken vervolgactie nog in behandeling is. Bij afsluiten beoordelen we welke contactinhoud kan worden verwijderd en of er een afzonderlijke, aantoonbare reden is om een beperkt deel langer te bewaren. Een afgesloten aanvraag is op zichzelf geen reden om een onbeperkt marketingdossier te houden.
- Gegevens bij een opdracht: bewaren voor de uitvoering en nog lopende ondersteuning. Na afloop beoordelen we de noodzaak aan de hand van de gemaakte afspraken, wettelijke administratieverplichtingen en eventuele concrete geschillen. Niet elk formuliergegeven hoort daardoor automatisch in een wettelijk te bewaren administratie.
- Verzendkopieën en interne historie: de bevestigde ontvangst, nog openstaande foutafhandeling en noodzakelijke controle op dubbele verwerking bepalen wat nog nodig is. Een definitief verwijderverzoek moet ook deze kopieën, de OS-historie en meldingen meenemen.
- Technische loggegevens: beperken tot de periode die nodig is voor werking, beveiliging en onderzoek van een concreet incident. Bij een incident kan uitsluitend de relevante informatie langer nodig zijn voor het onderzoek en de afhandeling ervan.
- Back-ups: beperkte toegang en een vaste vervangingscyclus. Verwijderde gegevens kunnen nog in een oudere back-up staan totdat die vervalt. Na herstel moeten eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw worden toegepast voordat de gegevens weer regulier worden gebruikt.
Kas van de Meulengraaf behandelt de bewaarbeoordeling en privacyverzoeken. Dat gebeurt handmatig, niet door een automatische verwijderfunctie. Bij afsluiten of een verwijderverzoek beoordelen we de aanvraag in WordPress, de verzendwachtrij, de lead en historie in SiteJob OS en de betrokken e-mail samen. We leggen noodzakelijke uitzonderingen en uitgevoerde verwijderingen vast, zodat ook na herstel uit een back-up rekening wordt gehouden met een afgehandeld verzoek. Op verzoek leggen we uit welk bewaartermijncriterium op jouw gegevens van toepassing is.
Cookies en vergelijkbare technieken
De website gebruikt geen advertentiepixels of automatisch geladen social-embeds. Voor een ontvangstbevestiging gebruikt het intakeformulier een kortlevende functionele cookie. Meer uitleg over de naam, werking en geldigheidsduur staat op onze cookiepagina.
Je rechten en contact
Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en onjuiste gegevens laten corrigeren. Afhankelijk van de situatie kun je ook verzoeken om verwijdering, beperking of overdracht van gegevens. Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken vanwege je specifieke situatie. Voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken.
Stuur je verzoek naar info@sitejob.nl. Vermeld voldoende informatie om je verzoek te begrijpen, maar stuur niet meteen een kopie van je identiteitsbewijs. Als verificatie nodig is, stemmen we een passende manier af. We reageren in beginsel binnen één maand. Is een toegestane verlenging nodig vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, dan laten we dat binnen die maand weten met de reden.
Een recht kan in een concrete situatie een uitzondering kennen, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. We lichten een weigering of beperking toe. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Als de website, dienstverlening of verwerking verandert, passen we deze verklaring aan. De versiedatum staat bovenaan. Bij een wezenlijk ander gebruik van eerder ontvangen gegevens beoordelen we welke aanvullende informatie of toestemming nodig is voordat we daarmee beginnen.