Moneybird koppelen aan het werk vóór de factuur.

De informatie voor een factuur ontstaat vaak buiten de boekhouding. Een medewerker rondt werk af, een klant keurt iets goed of een project bereikt een afgesproken moment. Een Moneybird-koppeling kan dat moment verbinden met de administratie, zodat het team niet opnieuw de klant, omschrijving en regels hoeft samen te stellen.

We bepalen eerst wat de uitwisseling moet opleveren. Is een conceptfactuur voldoende, moet iemand die nog controleren en waar wordt verzending gestart? Een factuur aanmaken en een factuur verzenden zijn verschillende handelingen. We nemen die niet stilzwijgend samen in één automatische stap.

Voor de bouw leggen we vast welke administratie wordt gebruikt en hoe een klant uit het eigen systeem wordt herkend. Een overeenkomstige naam is niet altijd voldoende. We bewaren de koppeling tussen de interne klant en het externe contact en bepalen waar wijzigingen worden gedaan.

Daarna beschrijven we de factuurgegevens: welke regels komen mee, waar komen omschrijvingen en bedragen vandaan en wie beheert de administratieve instellingen? Jullie administratieve verantwoordelijke controleert de inhoudelijke inrichting. Bij ontbrekende gegevens wordt de overdracht tegengehouden of ter beoordeling aangeboden volgens de afgesproken flow.

Een medewerker wil weten of de administratieve stap gelukt is. De API heeft gebeurtenissen voor onder andere contacten, facturen en betalingen. We selecteren alleen de meldingen die jullie vervolgwerk nodig heeft, zoals een relevante wijziging in een factuurstatus. De beschikbare gebeurtenissen staan in de officiële webhookdocumentatie.

Ontvangen meldingen vertrouwen we niet zonder controle. De leverancier beschrijft een handtekening in de webhookheaders waarmee herkomst en inhoud gecontroleerd kunnen worden. Die verificatie hoort bij onze productie-uitwerking; zie de documentatie over webhookhandtekeningen. Vervolgens bepalen we of de melding al verwerkt is en welke actuele status voor het eigen systeem relevant is.

De acceptatie gaat verder dan een geslaagde API-aanroep. We controleren of het juiste contact is gebruikt, de afgesproken regels kloppen en de status naar de juiste opdracht terugkeert. Ook een herhaalde melding, een afwijzing en onbereikbare toegang worden getest.

Voor de start hebben we geanonimiseerde voorbeelden van het bronproces en de gewenste uitkomst nodig. Tests mogen niet ongemerkt echte facturen verzenden. We stemmen daarom vooraf de testadministratie of andere afgeschermde testaanpak af, inclusief wie eventuele voorbeeldgegevens controleert.

Je krijgt de afgebakende gegevensuitwisseling, een overzicht van controles en uitleg voor de beheerder. We leggen vast wie vastgelopen verwerkingen oppakt en wanneer een wijziging opnieuw getest moet worden. Externe abonnementen en verbruik vallen niet automatisch binnen de bouwprijs.

De kennisgids gaat verder in op de ontwerpkeuzes. Deze dienstpagina beschrijft wat we samen afspreken om de koppeling te bouwen. Bespreek je facturatieproces tijdens een intake; wachtwoorden of volledige administratieve exports zijn daarvoor niet nodig.