Een Exact Online-koppeling verbindt de financiële administratie met de operationele software van je bedrijf. Het doel is niet om “alles te synchroniseren”, maar om ieder gegeven één duidelijke eigenaar te geven. Je maatwerk CRM of ERP kan bijvoorbeeld klanten, opdrachten en goedgekeurde uren aanleveren. Exact Online blijft vervolgens de bron voor boekingen, factuurnummers en betaalinformatie. Een betrouwbare koppeling legt ook vast wat er gebeurt bij dubbele records, onvolledige data, ingetrokken toestemming of een tijdelijke storing. Exact biedt REST-API’s en werkt met geautoriseerde toegang. Welke gegevens en functies beschikbaar zijn, hangt af van de administratie, rechten en gebruikte Exact-producten. Controleer dit daarom tijdens de analyse en niet pas bij livegang. De koppeling wordt daarmee een beheerd onderdeel van de operatie, met zichtbare statussen voor gebruikers en een herstelpad waarmee verwerking verantwoord opnieuw kan starten.
Wat kun je met Exact Online koppelen?
De concrete mogelijkheden verschillen per inrichting, maar veel flows draaien om relaties, verkoopdocumenten, projecten, uren en financiële status. Begin altijd bij het bedrijfsproces. Een lijst beschikbare API-endpoints zegt nog niet welke synchronisatie veilig of nuttig is.
| Gegeven | Logische bronhouder | Voorbeeld van gebruik |
|---|---|---|
| Klant en contact | CRM of operationeel systeem | Na goedkeuring als debiteur beschikbaar maken in Exact |
| Opdracht of project | Operationeel systeem | Projectcode en relevante dimensies doorgeven |
| Goedgekeurde uren | Planning of urenregistratie | Alleen complete, geaccordeerde regels verwerken |
| Factuur en boeking | Exact Online | Nummer en financiële verwerking als waarheid teruggeven |
| Betaalstatus | Exact Online | CRM of portaal informeren zonder zelf boekhouding te spelen |
Wat betekent bronhouderschap?
Bronhouderschap bepaalt waar een gegeven officieel wordt beheerd. Als zowel het CRM als Exact een klantadres zelfstandig mag wijzigen, ontstaan conflicten. Spreek daarom per veld of recordtype af welk systeem mag schrijven. Andere systemen lezen die waarde of vragen via een gecontroleerde actie om wijziging.
Een koppeling is pas betrouwbaar wanneer iedereen weet welk systeem bij tegenspraak gelijk heeft.
Volgende stap
Benieuwd wat dit voor jou kost?
Vertel wat je nodig hebt. We rekenen het door en sturen een offerte op maat.
Werk je realtime of op vaste momenten?
Niet iedere wijziging hoeft direct heen en weer. Een nieuwe opdracht wil je misschien meteen klaarzetten. Een rapportage kan elk uur of elke nacht worden bijgewerkt. Realtime maakt een proces niet automatisch beter; het verhoogt ook de eisen aan foutafhandeling, monitoring en limieten.
Kies de frequentie op basis van de beslissing die ervan afhangt. Als een medewerker zonder betaalstatus geen actie kan uitvoeren, is snelle terugkoppeling relevant. Als management morgen een weekrapport bekijkt, kan gebundelde verwerking rustiger en robuuster zijn.
Hoe regel je toegang en beveiliging?
Gebruik de officiële autorisatiestroom en geef alleen toegang die de koppeling nodig heeft. Tokens horen versleuteld te worden opgeslagen en mogen niet in broncode, spreadsheets of tickets belanden. Leg daarnaast vast welke administratie is gekoppeld en wie de toegang kan intrekken.
- Gebruik aparte omgevingen of administraties voor ontwikkeling en productie waar mogelijk.
- Log technische gebeurtenissen zonder onnodig persoonsgegevens of financiële inhoud te kopiëren.
- Controleer rechten opnieuw wanneer rollen of abonnementen veranderen.
- Documenteer hoe toegang wordt ingetrokken bij beëindiging van de samenwerking.
Wat gebeurt er als de koppeling faalt?
Een fout mag niet verdwijnen in een serverlog waar niemand kijkt. Het operationele systeem moet een duidelijke status tonen: ontvangen, verwerkt, afgewezen of opnieuw te beoordelen. Tijdelijke fouten kunnen gecontroleerd opnieuw worden geprobeerd. Inhoudelijke fouten, zoals een ontbrekende grootboekinstelling, vragen meestal een menselijk besluit.
Voorkom dubbele verwerking door elke overdracht een stabiele sleutel te geven. Bewaar genoeg context om te zien wat is aangeboden en welk antwoord kwam, maar behandel logs als gevoelige bedrijfsdata.
Liever even bellen?
Laat je terugbellen
Eén telefoontje is vaak sneller dan drie mailtjes. Je hoort binnen een werkdag van ons.
Hoe verloopt een Exact Online-integratieproject?
- Teken de flow van operationele gebeurtenis naar financiële verwerking.
- Bepaal per gegeven bronhouder, richting en moment van synchronisatie.
- Controleer de beschikbare API-resources, productrechten en administraties.
- Ontwerp validaties en foutstatussen vóór de eerste echte data wordt verstuurd.
- Test normale situaties, dubbelen, ontbrekende velden en tijdelijke uitval.
- Zet monitoring, eigenaarschap en een herstelprocedure klaar vóór livegang.
SiteJob bouwt dit soort koppelingen als onderdeel van een bredere operationele flow. Bekijk de dienst Exact Online koppelen of plan een intake rond jullie Exact-proces.
