Uit de praktijk
Voor StreetGasm bouwden we een ledenportaal dat leden, inschrijvingen en events verbindt met het werk van de organisatie.
Voor StreetGasm bouwden we een eigen ledenportaal. De kern bestaat uit leden, events en inschrijvingen. Wat een lid in het portaal doet, hoort bij hetzelfde proces waarmee de organisatie een evenement voorbereidt en deelnemers beheert.
Daarmee gaat het project verder dan een website die de community presenteert. De publieke voorkant vertelt het verhaal; het portaal is de plek waar leden deelnemen. Aan de beheerkant werkt de organisatie met de informatie die daarvoor nodig is.
Bij een event draait het niet alleen om een datum en een inschrijfknop. Afhankelijk van het evenement zijn ook de auto, het aantal personen en aanvullende antwoorden van belang. Die informatie krijgt een plek in de inschrijfflow, zodat deelname en de benodigde gegevens bij elkaar blijven.
Deze volgorde maakt het verschil tussen een los formulier en een onderdeel van de operatie. Een ingevuld antwoord heeft pas betekenis wanneer duidelijk is bij welk lid en welk evenement het hoort.
Een lid en een organisator hebben niet hetzelfde scherm nodig. Het portaal geeft leden toegang tot de community en de events waaraan ze kunnen deelnemen. De beheeromgeving is ingericht rond het werk achter die ervaring: ledengegevens, evenementinformatie en inschrijvingen.
De inhoudelijke verbinding is belangrijker dan het overal tonen van dezelfde interface. De organisator moet kunnen werken met de deelnemers van een event; het lid moet zijn deelname kunnen regelen zonder door de beheeromgeving te hoeven navigeren.
Een eigen portaal betekent niet dat ieder bestaand systeem meteen verdwijnt. Bij StreetGasm bestaan het ledenplatform en de publieke website naast elkaar. Ook bestaande ledenbronnen spelen een rol. De case is daarom geen verhaal over alles opnieuw beginnen, maar over een eigen omgeving op de plek waar de community en de organisatie elkaar raken.
Dat onderscheid is ook relevant als jouw organisatie een platform overweegt. Een website, ledenadministratie en eventflow hebben ieder een andere taak. Eerst moet duidelijk zijn waar gegevens worden bijgehouden en welke informatie tussen die onderdelen moet bewegen. Meer over dat deel van het werk staat bij integraties tussen bestaande systemen.
Het geleverde werk is een ledenportaal met een concrete event- en inschrijfflow. Het resultaat dat we hier laten zien is die samenhang: deelname aan de voorkant en deelnemersbeheer aan de achterkant horen bij hetzelfde platform.
Een vergelijkbaar vraagstuk begint bij de handelingen van je leden, klanten of partners. Wat moeten ze kunnen doen, welke informatie levert dat op en wie gaat daar intern mee verder? Bekijk websites en platforms met een operationele functie voor de mogelijkheden.
Neem een bestaande inschrijving of een terugkerend event mee naar het eerste gesprek. Dan kunnen we samen bekijken waar leden nu afhaken, welke gegevens de organisatie nodig heeft en welk onderdeel een eigen platform rechtvaardigt.
Lees hoe we van intake naar een afgebakend project komen of plan een intake over jouw platform.
Verder kijken
Een eigen ledenportaal waarin de community, events en inschrijvingen samenkomen. De organisatie beheert de leden- en eventinformatie aan de achterkant van dat platform.
Nee. Een publieke website maakt het merk en het aanbod zichtbaar. Het ledenportaal ondersteunt handelingen binnen de community, zoals een event bekijken en deelnemen. De twee omgevingen vullen elkaar aan.
Nee. Deze case laat juist zien dat een eigen ledenportaal naast een publieke website en bestaande gegevensbronnen kan bestaan. Welke onderdelen blijven, hangt af van hun taak en de kwaliteit van de aansluiting.
Volgende stap
Vertel ons over jullie proces. Je hoeft nog geen technisch plan te hebben.