De ROI van automatisering bereken je door de netto financiële opbrengst over een gekozen periode te delen door de kosten over diezelfde periode. De uitkomst is pas bruikbaar als je uitlegt welke kosten en baten zijn meegenomen. Vrijgekomen tijd is niet automatisch geld op de bank en extra omzet is niet automatisch extra winst.
Hieronder gebruiken we een eenvoudige kasstroomgerichte projectberekening. Het is een afgebakend beslismodel, geen volledige financiële waardering of voorspelling van een klantresultaat. Het rekenvoorbeeld is volledig fictief en bevat geen tarieven van SiteJob.
Begin bij de huidige werkstroom
Meet hoe vaak het proces wordt uitgevoerd, hoeveel actieve behandeltijd het kost en hoeveel correctiewerk erbij hoort. Neem normale en afwijkende dossiers mee. Leg vast welke taken verdwijnen, welke blijven en welke nieuwe controle- of beheertaken ontstaan.
Het verschil tussen oude en nieuwe behandeltijd geeft vrijgekomen capaciteit. Dat kan nuttig zijn omdat medewerkers meer dossiers aankunnen of aandacht krijgen voor ander werk. Maar als salarissen en externe facturen gelijk blijven, is dat verschil nog geen directe kasbesparing.
Beschrijf daarom apart wat er met de capaciteit gebeurt. Minder ingehuurde ondersteuning kan een vermeden uitgave zijn wanneer die vermindering werkelijk uitvoerbaar is. Extra beschikbare uren zonder concreet vervolg blijven een operationeel voordeel. Zet ze niet ongemerkt met een uurtarief in dezelfde kolom als vermeden betalingen.
Neem eenmalige én terugkerende kosten mee
De initiële investering kan bestaan uit analyse, bouw of configuratie, gegevensopschoning, migratie, testen en de voorbereiding van gebruikers. Terugkerende kosten kunnen licenties, hosting, verbruik, monitoring, ondersteuning en aanvullend beheer zijn. Tel alleen de verandering ten opzichte van het scenario zonder dit project; een bestaand abonnement dat ongewijzigd blijft is niet ineens een extra projectuitgave.
Interne tijd verdient een aparte toelichting. Betaalde overuren of extra inhuur kunnen een aanvullende kasuitgave vormen. Tijd van bestaande medewerkers zonder hogere loonkosten is wel een beslag op capaciteit, maar niet dezelfde soort uitgave. Je kunt die tijd afzonderlijk waarderen voor een bredere economische afweging; meng dat model niet ongemerkt met een kasstroomberekening.
Reeds gemaakte, niet meer beïnvloedbare uitgaven bepalen niet of een volgende investering aantrekkelijk is. De uitleg van ACCA over investeringsbeoordeling onderscheidt daarvoor toekomstige, aanvullende kasstromen van onder meer historische uitgaven. Maak duidelijk of je de beslissing vanaf vandaag beoordeelt of achteraf het hele project evalueert.
Tarieven
Wat kost het?
Het begint bij . Wat jij betaalt hangt af van je situatie.
Maak iedere financiële baat navolgbaar
Koppel een verwachte baat aan een oorzaak en een controleerbare aanname. “Minder externe verwerking” vraagt bijvoorbeeld een contract of begroting waaruit blijkt welke uitgave kan vervallen. “Minder herstelwerk” vraagt inzicht in de fouten die het ontwerp daadwerkelijk voorkomt en in de uitgaven die daardoor veranderen.
Verwacht je meer verkoop, reken dan niet met de volledige extra omzet als opbrengst. Extra levering kan materiaal, uitvoering, transactiekosten en andere uitgaven vragen. Voor een kasstroommodel gaat het om de aanvullende ontvangsten minus de bijbehorende aanvullende uitgaven, met aandacht voor het moment waarop die plaatsvinden.
Tel hetzelfde voordeel niet twee keer. Vrijgekomen uren én de personeelskosten die met exact die uren verdwijnen zijn geen twee onafhankelijke baten. Ook een snellere betaling is iets anders dan blijvend hogere omzet: het kan de timing en financieringsbehoefte veranderen.
Formules voor één afgebakende periode
Voor het voorbeeld kiezen we twaalf maanden na ingebruikname, met de initiële investering direct vóór die periode. We veronderstellen gelijke maandelijkse kasstromen, geen opstartvertraging en geen restwaarde. Belastingen, financiering en veranderingen in werkkapitaal zijn buiten dit vereenvoudigde voorbeeld gehouden.
- I: eenmalige aanvullende kasuitgave voor de implementatie.
- B: maandelijkse aanvullende kasbaten vóór de terugkerende projectkosten.
- C: maandelijkse aanvullende terugkerende projectkosten.
Totale baten over twaalf maanden = 12 × B.
Totale kosten over twaalf maanden = I + 12 × C.
Netto resultaat over twaalf maanden = 12 × B − I − 12 × C.
De hier gekozen project-ROI over twaalf maanden is:(12 × B − I − 12 × C) / (I + 12 × C) × 100%.
Dit model gebruikt alle meegenomen projectkosten als noemer. Andere ROI-presentaties gebruiken alleen de initiële investering als noemer. Beide kun je tegenkomen; uitkomsten zijn zonder dezelfde definitie niet vergelijkbaar. Deel ook niet één maandresultaat door de investering en noem dat vervolgens een jaarlijks rendement.
Een volledig fictief rekenvoorbeeld
Stel voor dit rekenvoorbeeld dat de initiële aanvullende uitgave € 12.000 is. De verwachte maandelijkse kasbaat is € 1.800 door aantoonbaar te vermijden externe uitgaven. De nieuwe terugkerende projectkosten zijn € 400 per maand. Er wordt geen aanvullende geldwaarde toegekend aan vrijgekomen interne uren.
| Onderdeel | Berekening | Uitkomst |
|---|---|---|
| Totale baten | 12 × € 1.800 | € 21.600 |
| Totale kosten | € 12.000 + 12 × € 400 | € 16.800 |
| Netto resultaat | € 21.600 − € 16.800 | € 4.800 |
| Project-ROI | € 4.800 / € 16.800 × 100% | 28,6% |
Die 28,6% is de uitkomst van deze aannames, niet een verwacht rendement voor automatisering in het algemeen. Als de externe uitgaven niet werkelijk kunnen vervallen, klopt de onderbouwing van B niet en moet de berekening worden aangepast.
Liever even bellen?
Laat je terugbellen
Eén telefoontje is vaak sneller dan drie mailtjes. Je hoort binnen een werkdag van ons.
Bereken terugverdientijd afzonderlijk
Bij een constante positieve maandelijkse netto kasbaat is de eenvoudige terugverdientijd I / (B − C). In het fictieve basisscenario is dat € 12.000 / € 1.400 = 8,57 maanden. Onder de aanname van gelijkmatige opbouw ligt het omslagpunt dus in maand negen na ingebruikname.
Als B niet groter is dan C, ontstaat via deze constante kasstromen geen terugverdienmoment. Bij een aanloopperiode, seizoenswerk of ongelijke factuurmomenten maak je een maandelijkse kasstroomtabel en zoek je wanneer het cumulatieve saldo de initiële uitgave heeft ingehaald. De eenvoudige deling is dan niet voldoende.
Reken ook een tegenvallend scenario door
Stel dat de maandelijkse baat in hetzelfde fictieve project slechts € 1.200 is en de terugkerende kosten € 500 worden. De baten zijn dan € 14.400 en de totale kosten € 18.000. Het netto resultaat is −€ 3.600 en de project-ROI −20%. De eenvoudige terugverdientijd is circa 17,14 maanden: buiten de gekozen beoordelingsperiode.
Dit verschil maakt de juiste vervolgvraag zichtbaar: hoe zeker is de vermijdbare uitgave, en welk bewijs kunnen we vóór de investering verzamelen? Een procesproef, een aangepast leverancierscontract of een kleinere eerste scope kan meer opleveren dan een nauwkeuriger percentage op onzekere aannames.
Gebruik de berekening als onderdeel van het besluit
Noteer de aannames, brongegevens, eigenaar van iedere baat en het moment waarop je opnieuw meet. Houd voordelen zoals betere overdracht of minder afhankelijkheid van één medewerker daarnaast zichtbaar, zonder ze met een willekeurig bedrag financieel te maken.
Voor meerjarige of omvangrijke investeringen kunnen de tijdswaarde van geld, belastingeffecten en werkkapitaal de beoordeling veranderen. Laat dan een passend kasstroom- of netto-contantewaardemodel beoordelen door je financieel verantwoordelijke of adviseur. De eenvoudige ROI hierboven vervangt dat niet.
Lees het stappenplan voor procesautomatisering voor de nulmeting en acceptatie. Bij prijzen en samenwerking staat hoe we scope en projectafspraken bespreekbaar maken, zonder dit fictieve voorbeeld als offerte te gebruiken.
