Uitdaging
Best Security plande klussen, hield installaties bij en maakte service- en onderhoudsrapporten grotendeels op papier en in losse tools. Daardoor ging informatie verloren tussen kantoor en monteur, was de status van een klus moeilijk te volgen en kostte het naleven van periodiek onderhoud veel handmatig uitzoekwerk.
Oplossing
SiteJob bouwde een operations-platform op maat voor de beveiligingsbranche: werkbonnen, planning, klanten en installaties in één systeem, met digitale service- en onderhoudsrapporten (checklist, uren, materialen en handtekening) die als PDF naar de klant gaan. Monteurs werken via een mobiele app (PWA), kantoor via een live dashboard. Gebouwd als moderne webapplicatie op een EU-cloudinfrastructuur.
De situatie
Best Security is actief in de beveiliging: alarm-, camera- en toegangssystemen installeren, onderhouden en bij storingen snel ter plaatse zijn. Het werk werd aangestuurd met een mix van papieren werkbonnen, losse planningen en handgeschreven service- en onderhoudsrapporten. Die aanpak werkte, maar kostte dubbel werk: gegevens overtypen, rapporten nascannen en handmatig bijhouden welke installatie wanneer weer aan onderhoud toe was.
De aanpak
We zijn begonnen met de praktijk, niet met de techniek. Samen met Best Security keken we naar de bestaande papieren rapporten en de dagelijkse route van monteur en kantoor. Op basis daarvan bouwden we eerst een werkend prototype om het ontwerp visueel te valideren, voordat we het echte platform opleverden. Zo bleef de software dicht bij hoe het team al werkt, met de eigen huisstijl en de juiste vakterminologie.
De oplossing
Het resultaat is één platform waarin werkbonnen, planning, klanten en hun installaties samenkomen. Monteurs vullen onderweg op hun telefoon een service- of onderhoudsrapport in, inclusief checklist, gewerkte uren, gebruikte materialen en een digitale handtekening, waarna er automatisch een nette PDF voor de klant ontstaat. Kantoor ziet alles live: wat er gepland staat, wat er speelt en welke installaties binnenkort weer onderhoud nodig hebben. Periodiek onderhoud wordt automatisch gesignaleerd, zodat niets tussen wal en schip valt.
Veilig en op de branche afgestemd
Omdat het om beveiligingswerk en klantgegevens gaat, staat alle data binnen de EU. Het systeem werkt met vaste rollen, zodat een monteur een eenvoudige mobiele weergave ziet en kantoor de volledige administratie. De inrichting sluit aan op hoe beveiligingsbedrijven werken: van installaties met onderhoudsintervallen tot de koppeling met de meldkamer.
Het resultaat
Best Security werkt nu vanuit één systeem in plaats van papier en losse tools. Rapporteren in het veld kost merkbaar minder handwerk en de weg van klus naar afgerond rapport en opvolging verloopt sneller en overzichtelijker. Het kantoor heeft één actueel beeld van planning, klussen en onderhoud.
Waarom dit werkt voor MKB
Veel MKB-bedrijven verzuipen in losse tools, spreadsheets en papier die niet met elkaar praten. Door processen te bundelen in één systeem op maat win je tijd, voorkom je fouten en houd je grip op je werk. Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag een vrijblijvende workflow-analyse aan bij SiteJob, dan kijken we samen waar de meeste winst zit.