Uitdaging
Old World Antieks koopt antiek en interieur in Nederland in en verscheept dit per container naar de Amerikaanse markt. Dat proces liep via losse lijsten, foto's en e-mails: per container moest worden bijgehouden welke stukken erin zaten, welke documenten erbij hoorden en welke klanten interesse hadden. Klanten kopen bovendien niet meteen, maar geven eerst interesse aan in specifieke stukken. Door de afstand tussen het Nederlandse en Amerikaanse team ontbrak een gedeeld, actueel overzicht.
Oplossing
Wij bouwden een centraal beheersysteem op maat. Elke verscheping is een 'container' met een eigen status en bevat de bijbehorende producten, documenten en een activiteitenlogboek. Per stuk leggen we categorie, prijs, referentie en foto's vast. Een klantendatabase met locatie, tags en interesses helpt het team snel de juiste klanten bij een nieuwe lading te vinden. Vanuit een container stelt het team een gerichte interesse-mail samen naar geselecteerde klanten. Een eenvoudige rolverdeling zorgt dat het Nederlandse en Amerikaanse team ieder de juiste rechten hebben.
De situatie
Old World Antieks koopt antiek en interieur in Nederland in en verscheept dit per container naar klanten in de Verenigde Staten. Per lading moest worden bijgehouden welke stukken meegingen, welke documenten erbij hoorden en welke klanten geïnteresseerd waren. Dat liep via losse lijsten, foto's en e-mails. Klanten kopen bovendien niet meteen, maar geven eerst interesse aan in specifieke stukken. Met een team in Nederland en de VS ontbrak een gedeeld, actueel overzicht en kostte de opvolging onnodig veel tijd.
De aanpak
Wij brachten eerst de reis van een container in kaart: van inkoop en inladen tot transport en aankomst, en de momenten waarop klanten in beeld komen. Vanuit dat proces ontwierpen we een centraal systeem waarin voorraad, documenten, klanten en communicatie samenkomen. Geen losse tools meer, maar een logische werkomgeving die het bestaande proces volgt in plaats van het om te gooien.
De oplossing
Elke verscheping werd een 'container' met een eigen status en alle bijbehorende stukken, documenten (zoals facturen, douanepapieren en paklijsten) en een activiteitenlogboek. Producten leggen we vast met categorie, prijs, referentie en foto's. Een klantendatabase met locatie, tags en interesses helpt het team snel de juiste mensen bij een nieuwe lading te vinden. Vanuit een container stelt het team een gerichte interesse-mail samen naar geselecteerde klanten, die terugvindbaar blijft in een e-mailoverzicht. Een eenvoudige rolverdeling geeft het Nederlandse en Amerikaanse team ieder de passende rechten.
Het resultaat
Old World Antieks heeft nu een plek waar de hele keten samenkomt: voorraad per container, bijbehorende documenten, klanten en verstuurde mailings. Het team werkt vanuit hetzelfde overzicht, ook over de oceaan heen, en de interesse-gedreven aanpak past bij hoe deze klanten daadwerkelijk kopen. Dat scheelt handwerk en maakt de opvolging van geïnteresseerde klanten een stuk gerichter.
Waarom dit werkt voor MKB
Veel MKB-bedrijven verliezen tijd aan losse Excel-lijsten, mappen vol foto's en e-mailketens die niemand meer kan terugvinden. Wij bouwen een systeem op maat dat precies uw werkwijze volgt, zodat uw team sneller en met meer overzicht werkt. Loopt uw proces ook vast in losse tools? Neem contact op met SiteJob voor een vrijblijvend gesprek over wat maatwerk voor uw bedrijf kan betekenen.