Uitdaging
Van Rooij beheerde projecten, calculaties, offertes en facturen verspreid over Excel-bestanden, losse documenten en e-mail. Klantgegevens werden meerdere keren overgetypt, offerteversies en projecthistorie raakten zoek, en buitendienstmedewerkers hadden geen eenvoudige manier om uren in te vullen.
Oplossing
SiteJob bouwde een maatwerk webapplicatie met het project als centraal dossier: van klant en aanvraag naar calculatie, offerte, factuur en urenregistratie. Het systeem genereert offerte- en factuur-PDF's met logo en bedrijfsgegevens, ondersteunt digitaal ondertekenen en koppelt e-mail via Outlook. De stack is op hoofdlijn Next.js met Supabase en Europese hosting; er is ook een installeerbare PWA-variant voor mobiel gebruik.
De situatie
Van Rooij is een bouwbedrijf dat projecten, calculaties, offertes en facturen beheerde met Excel-bestanden, losse documenten en e-mail. Daardoor werden klantgegevens steeds opnieuw overgetypt en was het lastig om de geschiedenis van een project terug te vinden. Als een klant na een offerte iets anders wilde, ontstond er onduidelijkheid over welke versie nu de juiste was. En de buitendienst miste een simpele manier om uren op het juiste project te schrijven.
De aanpak
We zijn begonnen met het in kaart brengen van de dagelijkse manier van werken: van klantaanvraag tot project, van calculatie tot offerte, en van factuur tot urenregistratie. De bestaande calculatiewijze van Van Rooij was daarbij het uitgangspunt, zodat de rekenmethode die ze gewend zijn behouden bleef. Vanuit die werkwijze ontwierpen we het project als centraal dossier waar alle onderdelen logisch aan elkaar gekoppeld zijn, maar ook los genoeg blijven voor praktijkgevallen zoals regiewerk en meerdere facturen per project.
De oplossing
SiteJob bouwde een maatwerk webapplicatie waarin elk project klanten, calculaties, offertes, facturen, uren, documenten en e-mail samenbrengt. Offertes en facturen worden automatisch als nette PDF gegenereerd met logo en bedrijfsgegevens, en kunnen direct per e-mail de deur uit. Offertes laat je digitaal ondertekenen, waarna de getekende versie netjes bij het project wordt bewaard. E-mail loopt via een koppeling met Outlook, zodat verzonden en binnenkomende berichten aan het juiste project blijven hangen. Voor de buitendienst is er een installeerbare app op de telefoon om snel uren in te vullen, met een rolverdeling die financiële gegevens afschermt.
Het resultaat
Van Rooij werkt nu vanuit één systeem in plaats van losse Excel-bestanden, mappen en mailboxen. Klantgegevens hoeven nog maar één keer ingevoerd te worden en blijven gekoppeld aan aanvragen, projecten, offertes en facturen. Het traject van offerte naar ondertekening verloopt digitaal en daarmee sneller, en medewerkers vullen hun uren rechtstreeks op het project in. De volledige projecthistorie blijft bewaard, wat overzicht geeft en dubbel werk voorkomt.
Waarom dit werkt voor MKB
Veel MKB-bedrijven werken met een mix van Excel, losse documenten en e-mail die jarenlang prima leek, maar steeds meer dubbel werk en zoektijd oplevert. Door die losse tools te vervangen door één systeem dat aansluit op hoe je écht werkt, win je tijd en houd je grip op je projecten. Benieuwd waar dat bij jou zou kunnen? Plan een vrijblijvende workflow-analyse met SiteJob en we kijken samen waar de meeste winst zit.