Een CRM dat verder kijkt dan de verkoopkans.

Een CRM legt klantrelaties en commerciële opvolging vast. Maatwerk is te onderzoeken als jullie verkoopproces niet goed past in de beschikbare inrichting, of als een gewonnen opdracht daarna alsnog handmatig naar andere systemen moet. Alleen een andere kleur, extra contactveld of overzicht is meestal geen reden om een compleet CRM te bouwen.

We beginnen bij een recente aanvraag. Waar kwam die binnen, wie pakte haar op en welke informatie was nodig om verder te gaan? Daarna volgen we de overdracht naar planning of uitvoering. Zo wordt duidelijk of het probleem in relatiebeheer zit, in het vervolgproces of in de verbinding tussen beide. De verschillen tussen CRM en ERP helpen die grens te bepalen.

Een bedrijf kan meerdere contactpersonen, aanvragen en lopende opdrachten hebben. Die horen bij elkaar, maar mogen niet in één statusveld verdwijnen. Een afgewezen aanvraag maakt iemand niet automatisch een voormalige klant. We ontwerpen daarom de relaties tussen organisatie, persoon, verkoopkans en opdracht op basis van jullie werk.

Per onderdeel bepalen we de noodzakelijke invoer: bijvoorbeeld herkomst, verantwoordelijke, contactmogelijkheid en eerstvolgende actie. Velden krijgen pas een verplicht karakter als iemand ze op dat moment nodig heeft. Een medewerker hoeft niet alvast projectinformatie te verzinnen om een eerste contact te kunnen registreren.

Een naam alleen is geen betrouwbare manier om een bestaande relatie te herkennen. We spreken af welke identifiers bruikbaar zijn, wanneer een medewerker een mogelijke dubbeling beoordeelt en wie dossiers mag samenvoegen. Bij een wijziging moet duidelijk zijn wat gebeurt met lopende taken en gekoppelde opdrachten.

De rollen bepalen ook de toegang. Een uitvoerder heeft mogelijk andere informatie nodig dan iemand die prijsafspraken beheert. Toegang wordt bij het opvragen en wijzigen van gegevens gecontroleerd, niet alleen door knoppen te verbergen. Bij gedeelde mailboxen of berichtenkanalen beoordelen we welke informatie in het dossier thuishoort en welke niet.

Een koppeling kan een website-aanvraag vastleggen of goedgekeurde gegevens naar de planning doorgeven. Bij e-mail en zakelijke berichten beoordelen we eerst de beschikbare toegang, de toegestane gegevens en de manier waarop een gesprek bij de juiste relatie komt. Automatisch alle correspondentie opslaan is geen vanzelfsprekend uitgangspunt.

Bij Auto-Vroem komen CRM, marketplace en dealercommunicatie samen rond de verkoopoperatie. Voor de mogelijkheden en grenzen van een zakelijk communicatiekanaal is er daarnaast de gids over WhatsApp en CRM.

We lopen herkenbare scenario’s door met geanonimiseerde gegevens: een nieuwe aanvraag, een bestaande klant met een tweede opdracht, een verkeerde toewijzing en een ingetrokken verkoopkans. Ook gelijktijdige wijzigingen en een herhaald binnenkomend formulier horen bij de controle. Het resultaat moet één begrijpelijk dossier zijn, met de juiste vervolgactie en zonder onbedoeld dubbele opdrachten.

Bij een migratie spreken we af welke historie meegaat en wie een steekproef controleert. Een export uit het oude CRM is niet vanzelf een schone import. Na oplevering moet iemand verantwoordelijk zijn voor statussen, gebruikersrechten en datakwaliteit. Bespreek daarom niet alleen de bouw, maar ook het beheer van het dagelijkse werk.

Laat zien waar jullie klantopvolging vastloopt. Via de maatwerkaanpak bepalen we of aanpassing van het huidige pakket, een koppeling of een eigen CRM de passende stap is.